Privacy policy

Dit is de privacy policy van Keep Moving Consultancy VOF, gevestigd aan Archimedesbaan 12-3, in Nieuwegein. Hierna te noemen: “Keep Moving”, “we“, “wij” of “ons“. Keep Moving hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacy policy willen we heldere informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Keep Moving houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Keep Moving is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals deze worden verzameld voor het afsluiten van een lidmaatschap, of wanneer je gebruik maakt van een van onze andere diensten, zoals het aanvragen van een dagpas, een try-out maand, het reserveren van een massage, coaching of het gebruik van onze website (gezamenlijk: “diensten“).

In deze privacy policy beleid beschrijven we hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. We raden je aan deze privacy policy goed door te lezen, zodat je op de hoogte bent welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en waarom.

Welke persoonsgegevens verwerkt Keep Moving?

Keep Moving verwerkt persoonsgegevens. Volgens de AVG zijn persoonsgegevens “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Dit zijn alle gegevens die direct of indirect tot jouw persoon te herleiden zijn. De persoonsgegevens die wij van jou verwerken voor het afsluiten van een lidmaatschap of het gebruik van onze diensten, zijn:

Algemene categorieën persoonsgegevens

• Je contact- en identificatiegegevens, zoals je naam, adres, woonplaats/postcode, e-mailadres, (mobiele) telefoonnummer, foto, geboortedatum en geslacht. Indien je via jouw werkgever bent aangesloten bij de bedrijfsfitnessprogramma’s kunnen persoonsgegevens door je werkgever aan ons worden verstrekt;
• Financiële gegevens, zoals je bankrekeningnummer, factuurgegevens, gegevens omtrent jouw financiële toestand of in enkele gevallen gegevens betreffende een schuldsaneringsregeling of onderbewindstelling;
• Gegevens inzake je onlineaccount, zoals je gebruikersnaam en wachtwoord en optioneel een digitale foto en informatie omtrent je sportdoel(en);
• Gegevens betreffende je Lidmaatschap, zoals de begindatum en duur van je Lidmaatschap, je bezoeken aan de vestiging, lidmaatschapsnummer, abonnementsvorm (gold of diamond en try-out, 3, 6 of 12 maanden), en indien van toepassing je reden van opzegging;
• Gegevens betreffende de administratie van je Lidmaatschap, zoals gegevens betreffende een eventuele contract overname, mutaties, opzeggingen en debiteurenbeheer;
• De inhoud van jouw communicatie met ons, bijvoorbeeld wanneer je ons per e-mail, telefonisch, via social media of anderszins benadert. Dit kan eventuele vragen, klachten of andere informatie omvatten;
• Elektronische gegevens, zoals automatisch verzameld bij het bezoeken van onze Website of App via jouw browser of mobiele apparaat, zoals bijvoorbeeld je IP of MAC adres, door middel van het gebruik van cookies en soortgelijke technieken. Bekijk ons cookiebeleid voor meer informatie.
• Alle andere persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, vrijwillig of op verzoek.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Gezondheidsgegevens, zoals door jou verstrekt, bijvoorbeeld informatie over trainingsdoelen en trainingsfrequentie, je lengte en gewicht, eventuele zwangerschap, ziekte, medicijngebruik of klachten over je gezondheid.Gegevens van strafrechtelijke aard, zoals door jou verstrekt, bijvoorbeeld een detentieverklaring wanneer je om deze reden je lidmaatschap wil bevriezen of beëindigen. We verwerken alleen gezondheidsgegevens die jij vrijwillig aan ons verstrekt en alleen met jouw voorafgaande toestemming en voor de doeleinden zoals omschreven in deze privacy policy. Je kunt je toestemming op elk gewenst moment weigeren of intrekken, zie het gedeelte over ‘Jouw rechten’ onderaan deze privacy policy.

Met welk doel verwerken wij jouw gegevens?

Keep Moving verzamelt en gebruikt jouw persoonsgegevens voor de doeleinden zoals hieronder aangegeven overeenkomstig de grondslagen van de AVG. Als Keep Moving reeds persoonsgegevens van jou in haar bezit heeft, worden deze persoonsgegevens voor dezelfde doeleinden en grondslagen gebruikt. In veel gevallen ben je vrij om je persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Echter, wanneer je noodzakelijke gegevens niet aan ons verstrekt kun je mogelijk geen of niet volledig gebruikmaken van onze diensten. Hieronder leggen wij uit wat de doeleinden zijn voor elke verwerking en op welke wettelijke grondslag dit berust.

Dienstverlening
We verwerken jouw gegevens om onze diensten aan je te kunnen leveren. Voor het aanmaken van een lidmaatschap, het in behandeling nemen en beantwoorden van vragen of klachten, het opstellen, versturen en incasseren van de contributie.

Daarnaast verwerken wij de door jou ingevulde gegevens bij specifieke diensten ten behoeve van die specifieke dienstverlening. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de gegevens die je invult in de Virtuagym app waardoor we je kunnen helpen bij het realiseren van jouw (sport)doel.

Informeren
Keep Moving verwerkt jouw gegevens om je hoofdzakelijk via e-mail te kunnen informeren en daarnaast in mindere mate per brief of telefonisch. Je ontvangt informatie over jouw lidmaatschap waarvoor je je niet kunt afmelden. Ook ontvang je informatie over andere diensten en producten van Keep Moving, zoals bijvoorbeeld een bevestiging van een smallgroup afspraak met je trainer of informatie over nieuwe groepslessen of producten/diensten. Voor deze berichten kun je je te allen tijde afmelden.

Analyses & (markt)onderzoek
Jouw persoonsgegevens kunnen wij gebruiken voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om de diensten van Keep Moving te verbeteren. Ook kunnen we je vragen of je mee wilt doen aan een vrijblijvend klant- of marktonderzoek om zo onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Jij beslist zelf of je hieraan mee wilt doen door toestemming te geven of niet.

Rapportage
Keep Moving verwerkt gegevens van leden voor het doen van statistische analyses en het maken van managementrapportages. Gegevens van leden worden hiervoor op geaggregeerd niveau gebruikt. Geaggregeerd wil zeggen dat de gegevens geen informatie over individuele leden bevat, maar enkel informatie over bepaalde groepen bevat zoals gebaseerd op gebruik of leeftijd.

Contact
Als je contact met ons opneemt of wij contact met je opnemen per telefoon of e-mail dan worden er in sommige gevallen jouw gegevens geregistreerd. Zo kunnen wij later zien dat er al eerder contact met je is geweest en waarover. Zo kunnen wij je sneller en beter helpen. Denk bijvoorbeeld aan vragen over de dienstverlening, klachten, facturen en betalingen. Telefoongesprekken tussen leden en Keep Moving worden niet opgeslagen.

Wettelijke verplichting
Keep Moving kan op grond van wet- of regelgeving verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld wanneer een daartoe bevoegde autoriteit zoals bijvoorbeeld de politie daarom verzoekt in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Op grond van jouw uitdrukkelijke toestemming
Met jouw toestemming kan Keep Moving je persoonsgegevens verwerken voor marketingdoeleinden, bijvoorbeeld indien je geen lidmaatschap hebt. Dit omvat het versturen van marketing per e-mail of anderszins om jou te informeren over producten, diensten of speciale acties die voor jou interessant kunnen zijn. Voor deze berichten kun je je te allen tijde afmelden.

Met wie delen wij jouw gegevens?

Alleen daartoe geautoriseerde werknemers binnen Keep Moving hebben toegang tot jouw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is in het kader van de uitoefening van hun werkzaamheden. Wij zullen de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt niet aan derden openbaar maken zonder jouw uitdrukkelijk voorafgaande toestemming, tenzij dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van doeleinden zoals hierboven omschreven in deze privacy policy.

Ook kan Keep Moving jouw persoonsgegevens delen met derden wanneer je niet voldoet aan je betalingsverplichting zoals deze is omschreven in de door jou afgesloten lidmaatschapsovereenkomst. Indien je na facturatie en herinneringen niet tot betaling overgaat, zullen wij het incassotraject uitbesteden aan een incassobureau en kan Keep Moving jouw persoonsgegevens met deze derde partij delen.

Tot slot kan Keep Moving jouw persoonsgegevens openbaar maken aan publieke instanties indien dit noodzakelijk is in het kader van toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Doorgifte van jouw persoonsgegevens
Tenzij anderszins vermeld, verwerken en bewaren we jouw persoonsgegevens in de Europese Unie. Het kan zijn dat onze dienstverleners jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER“) overdragen aan een land dat onder de Europese wetgeving niet hetzelfde niveau van bescherming biedt. We zullen in dat geval de noodzakelijke stappen ondernemen om te garanderen dat jouw persoonsgegevens voldoende worden beschermd, zoals het opstellen van EU standaardcontracten met partijen die zich buiten de EER bevinden.

Minderjarigen
Indien je jonger bent dan 18 jaar verwerken we jouw persoonsgegevens alleen indien voorafgaande toestemming van jouw ouder of voogd is verkregen.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Keep Moving neemt redelijke stappen om ervoor te zorgen dat jouw persoonlijke gegevens correct worden beveiligd met behulp van passende maatregelen, zodat deze worden beschermd tegen ongeoorloofd of onwettig gebruik, wijziging, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking, toevallige of onrechtmatige vernietiging en verlies. Daarnaast ondernemen we stappen om de toegang tot jouw persoonlijke gegevens te beperken tot die personen die toegang moeten hebben voor een van de doeleinden zoals vermeld in deze privacy policy. Bovendien zorgt Keep Moving er contractueel voor dat elke derde partij die jouw persoonsgegevens verwerkt, op een veilige manier zorgt voor de vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verkregen en zoals beschreven in deze privacy policy. De criteria, die zijn gebruikt om onze bewaartermijnen te bepalen, omvatten onder andere:

1. de periode gedurende welke we een lopende relatie met je hebben (zoals jouw lidmaatschap of inschrijving voor onze nieuwsbrief);
2. er sprake is van een wettelijke plicht waaraan Keep Moving onderworpen is;
3. er bewaring wenselijk of noodzakelijk is in het licht van onze juridische positie (bijvoorbeeld in verband met de handhaving van onze algemene voorwaarden, rechtszaken of juridisch onderzoek).
4. er een fiscale reden is voor het bewaren van de gegevens.

Cookies
Wij maken gebruik van cookies en soortgelijke technieken onder andere om te begrijpen hoe onze services worden gebruikt, om bugs en fouten bij te houden, onze services te verbeteren, aanmeldingen toe te staan, evenals voor gerichte marketing- en reclamedoeleinden. Voor meer informatie en het gebruik van cookies door Keep Moving verwijzen wij je graag naar ons cookiebeleid, deze vind je op onze websites.

Social Media of andere websites
Onze website bevat links naar websites van derden, bijvoorbeeld naar Instagram en Facebook. Als je deze links volgt, verlaat je onze website. Hoewel deze externe websites met zorg worden geselecteerd, kan Keep Moving geen aansprakelijkheid aanvaarden voor het gebruik van uw persoonlijke gegevens door deze organisaties. Raadpleeg daarom de privacy policy van de website die je bezoekt voor meer informatie.

Portretrecht en (online) gebruik van foto- en videomateriaal
Met grote regelmaat maken wij beelden van deelnemers tijdens lessen en evenementen. Dit doen wij omdat deze (sfeer)beelden voor ons van grote waarde zijn als het gaat om marketing en publiciteit. Wij geven alvorens de beelden te maken van de beelden nadrukkelijk aan dat er beelden gemaakt worden die gepubliceerd kunnen worden, zowel in redactionele artikelen in tijdschrift en krant en op sociale media. Degene die bezwaar hebben wordt de mogelijkheid geboden buiten beeld te blijven, en ook achteraf kunnen wij de beelden bij bezwaren uiteraard op redelijke termijn verwijderen.

Wat zijn jouw rechten?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je verschillende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens, waaronder:

Recht op inzage, correctie en wissing van jouw persoonsgegevens:
Keep Moving onderneemt redelijke stappen om ervoor te zorgen dat alle persoonsgegevens correct zijn. Daarbij vragen wij jou ook om ervoor te zorgen dat wijzigingen in jouw persoonlijke omstandigheden (bijv. een adreswijziging of wijziging van je bankrekeningnummer) aan Keep Moving worden gemeld zodat wij ervoor kunnen zorgen dat je persoonsgegevens up-to-date zijn. Je hebt het recht om toegang te verkrijgen tot de persoonsgegevens die wij van jou verwerken en om ons te verzoeken persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of te blokkeren in het geval dat deze feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn voor het doel van de verwerking, of wanneer deze verwerkt worden op enige andere wijze die inbreuk maakt op een wettelijke bepaling. Indien is voldaan aan de wettelijke eisen die hiervoor gelden, bijvoorbeeld wanneer jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, zullen wij jouw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging wissen (recht op vergetelheid).

Recht op dataportabiliteit:
Voor zover wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, zoals bijvoorbeeld in geval van jouw lidmaatschap, heb je het recht deze gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen, en indien technisch mogelijk door ons aan een andere verantwoordelijke te laten versturen.

Intrekken van toestemming:
Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken voor toekomstige verwerkingen door ons van jouw persoonsgegevens.

Recht van verzet:
Je hebt het recht je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, bijvoorbeeld door je af te melden voor de nieuwsbrief.

Recht op beperking:
Indien is voldaan aan de wettelijke eisen die hiervoor gelden heb je het recht van Keep Moving de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt in dat jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt en niet gewijzigd mogen worden.

Recht van bezwaar:
Voor zover wij vertrouwen op ons gerechtvaardigd belang om jouw persoonlijke gegevens te verwerken als wettelijke grondslag, heb je het recht om bezwaar te maken tegen dergelijk gebruik en moeten we een einde maken aan deze verwerking, tenzij we gerechtvaardigde redenen kunnen aantonen voor het gebruik die zwaarder wegen dan jouw privacybelang of indien verwerking noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Recht tot het indienen klacht:
Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien je van mening bent dat jouw persoonsgegevens door ons in strijd met deze privacy policy worden verwerkt. Indien je een van jouw rechten wilt uitoefenen, kun je dit doen door contact op te door middel van de hieronder omschreven contactgegevens.

Vragen of contact

Mocht je nog vragen hebben over deze privacy policy, de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of als je bovenstaande rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met ons via onderstaande contactgegevens:

Keep Moving Vitality Club
Archimedesbaan 12-3
3439 ME Nieuwegein

info@keepmoving.nu

Wijzigingen privacy policy

Onze privacy policy kan van tijd tot tijd worden herzien. Als het gaat om een fundamentele wijziging in de aard van het gebruik van jouw persoonsgegevens of als de wijziging op een andere manier voor jou relevant is, zorgen wij ervoor dat wij deze informatie ruim voor de wijziging aan jou kenbaar maken.